Из ГОСТ 2.501–2013 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения

6.6 Копии документов в бумажной форме хранят как россыпью (полистно), так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы.

При хранении россыпью (полистно) копии складывают на формат А4 в соответствии с таблицей Г.1 (см. приложение Г).

Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или А3 в соответствии с таблицей Г.1 (см. приложение Г), а для брошюрования — в соответствии с таблицей Г.2 (см. приложение Г) [из 6.6 ГОСТ 2.501–2013]

6.7 Копии бумажных КД на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.

Копии укладывают в следующей последовательности:

1. спецификация изделия;
2. документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);
3. спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации;
4. чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).

Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей (в порядке записи их в спецификации) [из 6.7 ГОСТ 2.501–2013]

6.8 Комплект копий ТД укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку (альбом) помещают все ТД, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия.

При необходимости в одну папку (альбом) допускается помещать ТД по отдельным методам обработки и сборки изделия [из 6.8 ГОСТ 2.501–2013]

6.9 В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных к формату А4 [из 6.9 ГОСТ 2.501–2013]

7.1 Копии документов, поступивших от других организаций, хранят уложенными в папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждой организации, которой они были изданы, или отдельно по каждому изделию.

Допускается копии хранить россыпью (полистно), сложенными на формат А4 или АЗ [из 7.1 ГОСТ 2.501–2013]

7.2 В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют в последовательности их расположения все находящиеся в ней документы [из 7.2 ГОСТ 2.501–2013]

7.3 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями 4.8 и 4.9. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.

Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.

На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4 [из 7.3 ГОСТ 2.501–2013]

7.4 Копии учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета по формам 2, 2а, 2б, 2в (см. приложение Б) [из 7.4 ГОСТ 2.501–2013]

7.5 Копии других организаций хранят в порядке возрастания обозначений по каждому коду организации [из 7.5 ГОСТ 2.501–2013]