6.11 ГОСТ 2.501–2013
6.11 Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которой перечисляют в последовательности их расположения все находящиеся в ней документы [из 6.11 ГОСТ 2.501–2013]
6.11 Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которой перечисляют в последовательности их расположения все находящиеся в ней документы [из 6.11 ГОСТ 2.501–2013]
6.12 Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют (при необходимости) экземпляр бумажных копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» или «ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА», приведенный в приложении В [из 6.12 ГОСТ 2.501–2013]
6.13 На копиях документов, об изменениях которых после высылки абонентов не извещают, ставят штамп «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ» [из 6.13 ГОСТ 2.501–2013]
6.14 В запросах о высылке документации от других организаций указывают, необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений об изменении или нет [из 6.14 ГОСТ 2.501–2013]
6.15 Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий [из 6.15 ГОСТ 2.501–2013]
6.16 Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам осуществляют вручную или автоматизированным способом. Учет осуществляют по карточкам учета документов (см. формы 2, 2а, приложение Б).
Выдачу и учет возврата бумажных копий внутренним абонентам осуществляют по абонентским карточкам (см. формы 3, За, приложение 3).
Примечание — В карточке учета документов указывают:
[из 6.16 ГОСТ 2.501–2013]
6.2 Организации могут хранить следующие копии КД и ТД: архивные, контрольные и рабочие [из 6.2 ГОСТ 2.501–2013]
6.3 Наличие архивных копий отражают в карточках учета (см. форму 2, приложение Б).
Для документов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивной копии ставят штамп «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР». Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии.
Архивная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак.
Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов или электронных копий бумажных документов [из 6.3 ГОСТ 2.501–2013]
6.4 Контрольная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак.
На лицевой стороне каждого листа бумажной контрольной копии на видном месте ставят штамп «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» (за исключением контрольных копий типографских изданий и сброшюрованных текстовых документов, на которых штамп ставят только на обложке и на титульном или первом листе) [из 6.4 ГОСТ 2.501–2013]
6.5 Число рабочих копий, находящихся в обращении, и места их хранения (выдачи–приемки) устанавливает организация [из 6.5 ГОСТ 2.501–2013]
Copyright © 2024 Company Name - All rights reserved
Developed & Designed by Alaa Haddad