Из ГОСТ 2.501–2013 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения

4.9 При регистрации документа рекомендуется указывать следующую основную информацию, приведенную в таблице 1.

Таблица 1

[из 4.9 ГОСТ 2.501–2013]

5.1 Подлинники бумажных КД следует хранить по классификационным характеристикам (группировкам) поформатно в порядке возрастания обозначения документов в пределах каждого формата и кода организации–разработчика.

Допускается хранить подлинники без учета форматов.

Требования к хранению подлинников согласно 4.14 [из 5.1 ГОСТ 2.501–2013]

5.2 Подлинники ТД следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по ГОСТ 3.1201 в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения.

Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений КД, указанных в основной надписи технологических документов [из 5.2 ГОСТ 2.501–2013]

5.3 Подлинники, выполненные на листах меньше, чем формат А1, следует хранить в развернутом виде.

Подлинники, выполненные на листах не менее формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде [из 5.3 ГОСТ 2.501–2013]

5.4 Подлинники аннулированных и замененных бумажных документов следует хранить отдельно от действующих подлинников, и их допускается складывать на форматы А4 и АЗ в соответствии с приложением Г [из 5.4 ГОСТ 2.501–2013]

5.5 Подлинники аннулированных и замененных документов уничтожают после составления акта об уничтожении [из 5.5 ГОСТ 2.501–2013]

6.1 Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и должны иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т. п.

При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами [из 6.1 ГОСТ 2.501–2013]

6.10 При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома) [из 6.10 ГОСТ 2.501–2013]