Из ГОСТ 2.501–2013 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к учету, хранению бумажных и электронных конструкторских и технологических документов (далее — документы) на изделия всех отраслей промышленности.

На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем учета и хранения данных об изделии [из 1 Область применения ГОСТ 2.501–2013]

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:

• ГОСТ 2.051–2013 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения
• ГОСТ 2.102–2013 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов
• ГОСТ 2.106–96 Единая система конструкторской документации. Текстовые документы
• ГОСТ 2.301–68 Единая система конструкторской документации. Форматы
• ГОСТ 2.503–2013 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений
• ГОСТ 2.601–2013 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы
• ГОСТ 2.602–2013 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы
• ГОСТ 2.701–2008 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению
• ГОСТ 3.1102–2011 Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения
• ГОСТ 3.1201–85 Единая система технологической документации. Система обозначения технологической документации
• ГОСТ 13.1.002–2003 Репрография, микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы

[из 2 Нормативные ссылки ГОСТ 2.501–2013]

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:

• ЕСКД — Единая система конструкторской документации;
• ЕСТД — Единая система технологической документации;
• КД — конструкторский документ (документы, документация);
• ТД — технологический документ (документы, документация).

[из 3.2 Сокращения ГОСТ 2.501–2013]

4.1 Все имеющиеся и изготовленные в организации документы подлежат учету и хранению [из 4.1 ГОСТ 2.501–2013]

4.10 При ручной регистрации перечисленную информацию указывают в инвентарной книге по форме 1 (см. приложение Б).

Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизелям, вагонам, тракторам, турбинам и т. д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться.

При автоматизированной регистрации перечисленную информацию заносят в автоматизированную систему. Визуализацию информации рекомендуется выполнять аналогично форме 1 [из 4.10 ГОСТ 2.501–2013]

4.11 Регистрацию подлинников и поступающих от других организаций дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства [из 4.11 ГОСТ 2.501–2013]

4.12 Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа бумажного подлинника, или занесены соответствующие реквизиты в электронный КД (ТД) [из 4.12 ГОСТ 2.501–2013]