Из ГОСТ Р ИСО 11442–2014 Техническая документация на продукцию. Управление документацией

Существует необходимость различать типы пересмотра документа в зависимости от мероприятий данного пересмотра и рассматриваемого периода жизненного цикла документа.

Могут быть применены различные правила пересмотра в зависимости от типа документа, его предмета, юридических особенностей, степени его продвинутости в процессе разработки продукции (см. приложение А).

Процедура пересмотра совершенствуется и поддерживается. Определяются четкие правила пересмотра, а также порядок их практической реализации [из 7 Правила пересмотра ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

Разработаны специальные процедуры, определяющие уровни доступа пользователей к информации. Кроме того, существуют особые требования к определению разрешительной процедуры, соответствующей целям доступа, свойствам рабочей среды и порядку ее формирования.

Данные процедуры обслуживают как операции отдельного пользователя, так и системные функции [из 8.1 Общие положения ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

Необходима разработка процедур, определяющих авторизацию операций создания/проектирования, чтения/копирования, проверки/утверждения, пересмотра содержания документа, передачи документа в архив (см. таблицу 1).

Таблица 1 — Примеры обеспечения доступа к документам, имеющим различный статус жизненного цикла

В электронных системах идентификация и авторизация пользователей производится традиционными способами (например, с помощью идентификатора пользователя, пароля, электронной идентификационной карты и т.д.) [из 8.2 Авторизация ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

Данные уведомления предотвращают несанкционированный доступ к документу. Уведомления соответствуют ИСО 16016 [из 8.3 Уведомление о защите ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

Упрощенные правила пересмотра применяются, главным образом, к разработчику документа в связи с вносимыми проектными изменениями. Они инициируют проведение дополнительных параллельных (последующих) мероприятий в случае:

• изменений предварительных условий проекта;
• возникновения новых задач вследствие неправильного распределения функций, недостаточного рабочего пространства, плохого качества;
• желания изготовителя изменить проект в соответствии с имеющимся технологическим процессом;
• упрощения продукции с целью уменьшения материальных затрат.

Информация о пересмотре может содержать описание самих технических изменений, а также оценку соответствующих затрат [из А.1 Упрощенные правила пересмотра ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

На последних стадиях разработки продукции проектная документация может широко распространяться и обсуждаться. Оценка документации требует создания формальных правил пересмотра. Существуют пересмотры двух типов:

• внесение технических изменений с целью обеспечения взаимозаменяемости новых и старых версий. При этом форма, степень соответствия и функции не изменяются, и сохраняется идентификационный номер;
• внесение технических изменений, исключающих взаимозаменяемость новых и старых версий. При этом форма, степень соответствия и функции изменяются, так же как и идентификационный номер.

В период хранения/активной фазы также проводят пересмотр документа. Осуществляют публикацию документа, выпускают уведомления о пересмотре, которое:

• обосновывает значимость изменений;
• указывает изменение позиций;
• формулирует причину изменений (при необходимости);
• указывает последствия вносимых изменений;
• указывает условия обеспечения эффективности изменений рассматриваемых компонентов;
• содержит прочую информацию об изменениях, вносимых в документ.

Пересмотренная документация на продукцию передается (вместе с уведомлением о пересмотре) на фазу утверждения для проверки (утверждения) документа. Далее наступает фаза распространения документации. В рамках этой фазы документ копируют и распространяют среди подписчиков в соответствии с ведомостью подписки на публикацию [из А.2 Формальные правила пересмотра ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

Определение привилегий для конкретного идентифицированного пользователя в части доступа к указанным операциям [из 3.5 ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

Часть процесса разработки продукции, связанного с подготовкой спецификации требований [из 3.1 ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

Репродукция документа для длительного хранения в соответствующем формате кодирования [из 3.3 ГОСТ Р ИСО 11442–2014]