Из ГОСТ Р ИСО 11442–2014 Техническая документация на продукцию. Управление документацией

Следующие положения указывает, на какой стадии проектного цикла должны разрабатываться рассматриваемые документы. Все этапы процесса разработки продукции могут быть поделены на анализ, концептуальное проектирование, эскизный проект и технический проект (см. рисунок 1).

Как правило, техническое задание представляет собой спецификацию общих требований, частных требований и корпоративных требований.

Проектные спецификации рассматриваются как база для последующих разработок. Данные спецификации могут содержать возможные функциональные решения и (или) представления формы. Они составляют основу для оценки одного или нескольких рассматриваемых предложений. Результатом данной оценки и является базовая проектная документация.

На этапе технического проекта документы готовятся к использованию по назначению и формализуются в соответствии с установленными правилами управления документами.

Рисунок 1 — Этапы процесса разработки продукции

[из 5.1 Общие положения ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

На различных стадиях процесса разработки проектной документации данные хранят, передают и представляют в соответствии с установленными правилами. Процесс управления документами разделен на фазы, соответствующие конкретным мероприятиям (см. рисунок 2).

Передачу данных с одной фазы на другую выполняют в соответствии с установленной процедурой, соответствующей рассматриваемому этапу. Указанные процедуры необходимо документировать.

Рисунок 2 — Фазы работ с проектной документацией

[из 5.2 Разработка технической документации на продукцию ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

Фаза, на которой устанавливается фактическое содержимое документа, называется «фаза создания». Существование документа на данной фазе начинается со статуса «в процессе подготовки» до инициирования статуса «в процессе рассмотрения». Документ на фазе создания находится в собственности разработчика. Следовательно, документ должен пройти предварительное рассмотрение (например, документ не может быть использован для имеющих обязательную силу соглашений).

Если в соответствии со специальными требованиями возникает необходимость использования документа на данной фазе для обязывающих соглашений (например, заказы сырьевых материалов, разработка инструментов, используемых во время выполнения закупок), то следует четко указать пределы использования документа по назначению.

Любое использование документа должен проверять разработчик [из 5.3 Фаза создания ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

По окончании работ по разработке документа начинается фаза его утверждения. Соответствующий статус документа — «в процессе рассмотрения». Документ с данным статусом находится в собственности разработчика. Требования на данной фазе совпадают с требованиями фазы подготовки документа. Если документ отклоняется, то его возвращают разработчику и он переходит в статус «в процессе подготовки» перед внесением изменений.

Заключительный статус документа на фазе утверждения — «утвержден». При необходимости статус указывается в отдельном документе. В других случаях документ сразу же подлежит выпуску (публикации) [из 5.4 Фаза утверждения ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

Выпуск документа — это вид деятельности, не нуждающийся в утверждении. Для координации опубликованных документов и прочих мероприятий в рамках проекта можно использовать тайминг.

Документ можно выпустить, если он проверен и утвержден в соответствии с внутренними процедурами управляющей организации. Данное управление отвечает за содержание документа в организации, являющейся официальным собственником проекта.

Выпущенный документ официально действителен, имеет статус «выпущенный» и может быть использован по назначению. В локальной рабочей среде могут существовать свои соглашения об именовании данного статуса. Названия статуса должны иметь четкое определение [из 5.5 Фаза выпуска ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

Хранение/активная фаза — сохранение выпущенного документа с целью обеспечения доступа авторизованным пользователям для его чтения и копирования.

Нормальная форма распространения — допустимость документа для пользователя внутри системы по предназначению. Инструменты прикрепления к электронной почте и альтернативные медиа–средства (перфокарты с микрофильмами, распечатки, ленты, дискеты, компакт–диски и т.д.) также могут распространяться между пользователями, не зарегистрированными в Интернете (не интегрированными в сеть).

Распространение проводят на основе ведомости, указывающей все документы, выпущенные одновременно (они обычно относятся к одному проекту, оборудованию и т. д.) [из 5.6 Хранение/активная фаза ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

Пересмотр подразумевает, что клонированная копия сохраненного документа проверена, представлена для пересмотра и ей назначен статус «в процессе подготовки». Оригинальный документ остается действительным, доступным пользователям. При этом система генерирует предупреждение «на пересмотре» в соответствии с ожидаемой новой версией. Далее пользователь самостоятельно принимает решение о проверке с помощью соответствующего устройства, использовании существующей версии или ожидании новой версии документа (см. рисунок 3).

Измененная копия имеет новый индекс пересмотра. Инициируется статус «в процессе подготовки» до наступления фазы утверждения. Когда пересмотр утвержден и процедура выпуска завершена, документ передают на хранение (переходит в активную фазу).

Когда документ выпущен и распространен для последующего использования, вносят новые формальные правила и процедуры, описывающие порядок внесения изменений. Правила пересмотра приведены в разделе 7 [из 5.7 Фаза пересмотра ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

Фаза архивирования инициируют при переносе документа из хранилища активных документов в архив для подготовки архивной копии документа. При этом время доступа к документу существенно увеличивается. Кроме нового документа в архиве имеются:

• предшествующие версии активного документа;
• замененные/замещенные документы;
• удаленные документы;
• документы на устаревшую продукцию.

[из 5.8 Фаза архивирования ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

На различных фазах обработки документ приобретает различные статусы (см. далее). Статус должен быть указан при распечатке документа или альтернативной функции системы:

• статус «в процессе подготовки» означает, что документ существует, но официально еще не выпущен для рабочего использования;
• статус «в процессе рассмотрения» означает, что документ подготовлен и подлежит рассмотрению, визированию, проверке и утверждению;
• статус «утвержден» означает, что документ готов для выпуска, но официально еще не выпущен для использования по назначению;
• статус «выпущен» означает, что документ подготовлен, рассмотрен, проверен и утвержден. Документ может использоваться по назначению;
• статус «замещен» означает, что документ все еще доступен, но уже заменен (замещен) другим документом;
• статус «удален» означает, что документ уже недоступен как активный документ.

Рисунок 3 иллюстрирует процессы движения документа и приобретения им различных статусов в течение жизненного цикла. Кроме статусов, определенных выше, может иметь место локальный пошаговый процесс более низкого уровня, приведенный далее.

Рисунок 3 — Статусы жизненного цикла документа

[из 6 Статус жизненного цикла документа ГОСТ Р ИСО 11442–2014]