На последних стадиях разработки продукции проектная документация может широко распространяться и обсуждаться. Оценка документации требует создания формальных правил пересмотра. Существуют пересмотры двух типов:
- внесение технических изменений с целью обеспечения взаимозаменяемости новых и старых версий. При этом форма, степень соответствия и функции не изменяются, и сохраняется идентификационный номер;
- внесение технических изменений, исключающих взаимозаменяемость новых и старых версий. При этом форма, степень соответствия и функции изменяются, так же как и идентификационный номер.
В период хранения/активной фазы также проводят пересмотр документа. Осуществляют публикацию документа, выпускают уведомления о пересмотре, которое:
- обосновывает значимость изменений;
- указывает изменение позиций;
- формулирует причину изменений (при необходимости);
- указывает последствия вносимых изменений;
- указывает условия обеспечения эффективности изменений рассматриваемых компонентов;
- содержит прочую информацию об изменениях, вносимых в документ.
Пересмотренная документация на продукцию передается (вместе с уведомлением о пересмотре) на фазу утверждения для проверки (утверждения) документа. Далее наступает фаза распространения документации. В рамках этой фазы документ копируют и распространяют среди подписчиков в соответствии с ведомостью подписки на публикацию [из А.2 Формальные правила пересмотра ГОСТ Р ИСО 11442–2014]