Из ГОСТ Р ИСО 11442–2014 Техническая документация на продукцию. Управление документацией

Настоящий стандарт устанавливает основные правила организации работ с техническими документами [из 1 Область применения ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты, которые необходимо учитывать при использовании настоящего стандарта. В случае ссылок на документы, у которых указана дата утверждения, необходимо пользоваться только указанной редакцией. В том случае, когда дата утверждения не приведена, следует пользоваться последней редакцией ссылочных документов, включая любые поправки и изменения к ним:

• ИСО 10209 Техническая документация на продукцию. Словарь. Термины, относящиеся к техническим чертежам, определение продукции и связанная с этим документация (ISO 10209–1 Technical product documentation — Vocabulary — Terms relating to technical drawings, product definition and related documentation)
• ИСО 16016 Техническая документация на продукцию. Защитные уведомления, ограничивающие использование документов и продуктов (ISO 16016 Technical product documentation. Protection notices for restricting the use of documents and products)

[из 2 Нормативные ссылки ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

В настоящем стандарте используются термины и определения, приведенные в ИСО 10209–1, а также следующие термины с соответствующими определениями:

Следующие положения помогут при пользовании системы документации и облегчат понимание принципов ее работы [из 4.1 Общие положения ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

Оригинальный документ (документ–первоисточник) не имеет идентифицированного документального источника. Отдельный оригинальный документ или система ассоциированных оригинальных документов формируют техническое определение (описание) продукции. Оригинальный документ создает основу, в которую вносятся изменения в течение всего срока службы продукции.

Каждый утвержденный оригинальный документ хранят в архиве оригиналов (электронном хранилище). Доступ к данному архиву регулируют путем проведения специальных процедур «входной/выходной учет (регистрация)». Оригинальный документ в электронной форме хранится в идентифицированном формате на специальном носителе информации (например, магнитном или оптическом). Если документы оформляют вручную, то носителем представительных данных (рисунок, текст) может быть удобный для воспроизведения носитель, например, бумага или пленка. Любой пересмотр должен быть произведен в строгом соответствии с оригинальным документом.

Если предпочтительный файловый формат больше не поддерживается (например, векторный формат), то оригинальный статус передается файловому формату длительного использования (например, растровому формату). Как правило, при этом часть информации утрачивается (см. 4.5). Переход в другой файловый формат может также зависеть от используемых корпоративных процедур [из 4.2 Оригинальный документ ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

Оригинальный документ требует выполнения обычных процедур утверждения. Некоторые документы утверждает заказчик или официальный орган. Подписанный документ может требовать дополнительного утверждения. Обычно его оформляют на бумаге. Он является копией оригинального документа. Данный документ не может быть изменен без дополнительного утверждения с постановкой подписи и печати [из 4.3 Подписанный документ ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

Рабочую копию документа используют для просмотра, внесения изменений, изготовления печатных копий (печатных репродукций). В электронной форме — это растровый документ для экранного просмотра или перфокарта с микрофильмом, изготовленная тем или иным способом [из 4.4 Рабочая копия ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

Для документации, представленной в электронной форме, репродукция документа (см. 4.6) необходима для обеспечения его длительного хранения. Репродукция сохраняется в проверенном нейтральном формате. Формат архивной копии документа должен быть легко интерпретируемым и воспроизводимым для определенного периода времени (он может зависеть от срока службы продукции). Представление продукции должно быть открытым и независимым от перспективных версий используемых электронных средств и программного обеспечения.

Примечание — Типовые форматы цифровой архивной копии документа: TIFF (растровый), SGML, XML и STEP.

[из 4.5 Архивная копия документа ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

Репродукция документа — это точная (почти точная) копия оригинального документа. Репродукция может утрачивать часть информации по сравнению с источником. Степень точности воспроизведения информации классифицируют с учетом возможности репродукции документа передавать информацию, содержащуюся в оригинальном документе.

Значения степени точности воспроизведения репродукции классифицируют следующим образом:

• клонированное воспроизведение (точная копия);
• эквивалентное воспроизведение (с некоторой потерей информации для целевого эквивалента);
• существенное воспроизведение (некоторые свойства оригинала могут быть утрачены, например, цвет).

[из 4.6 Репродукция документа, точность воспроизведения репродукции ГОСТ Р ИСО 11442–2014]