Из ГОСТ 19.601–78 Единая система программной документации. Общие правила дублирования, учета и хранения

6.1 Копии программных документов, получаемые от других предприятий и организаций, должны учитываться и храниться в бюро (группе) копий.

Документы, поступившие от других организаций, хранят скомплектованными по каждой организации и по каждой программе. Скомплектованные документы должны быть включены в опись в последовательности их расположения [из 6.1 ГОСТ 19.601—78]

6.2 Копии программных документов, полученные от других организаций, регистрируют в отдельной инвентарной книге. На каждой регистрируемой копии (комплекте) ставят отметку с указанием инвентарного номера, номера экземпляра, даты регистрации, подписи сотрудника ОТД (БТД).

Место простановки отметки определяется в соответствии с требованиями стандартов ЕСПД для программных документов, выполненных на различных носителях данных [из 6.2 ГОСТ 19.601—78]

6.3 Копии программных документов должны быть учтены в карточках учета в соответствии с ГОСТ 2.501—88. В графе «Обозначение» указывают вид носителя данных.

Карточки учета составляют на каждый документ [из 6.3 ГОСТ 19.601—78]

6.4 Копии документов других организаций хранят в порядке возрастания инвентарных номеров или обозначений по каждому различительному индексу [из 6.4 ГОСТ 19.601—78]

6.5 В случае износа или утери копий документов, держателем подлинников или дубликатов которых являются другие предприятия, ОТД (БТД) обязан запросить новые копии и выслать акты о списании или утере старых.

В случае прекращения применяемости учтенных копий в данной организации держатель подлинников ставится в известность для снятия их с учета [из 6.5 ГОСТ 19.601—78]

7.1 Для упорядочения учета и обращения программных документов на них должны проставляться отметки:

• «ИНВ. №.... ЭКЗ. №..., 19... г.» (с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации) — на копиях программных документов:
• «ПОДЛИННИК НА ПРЕДПРИЯТИИ ...» (с указанием кода предприятия, которому переданы подлинники) — на копиях программных документов, снятых с переданных подлинников;
• «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ № ..., 19... г.» (с указанием порядкового номера восстановленного подлинника и даты принятия его в ОТД (БТД) — на подлинниках, с которых изготовлены восстановленные подлинники;
• «АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН ... извещ. № ... от 19... г.» (с указанием номера даты выпуска извещения и подписи) — на аннулированных по извещениям подлинниках, дубликатах и копиях программных документов, а также на карточках учета;
• «ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА» — на программных документах, а также на извещениях при отсутствии подлинников этих документов;
• «ЭКЗ. №...» (с указанием номера экземпляра) — на копиях программных документов;
• «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» — на контрольных экземплярах копий программных доку ментов, а также на контрольных экземплярах извещений;
• «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ» — на копиях программных документов разовой выдачи без высылки в дальнейшем извещений об изменении этих документов;
• «ПРИ НОВОМ ПРОЕКТИРОВАНИИ НЕ ПРИМЕНЯТЬ, ВЗАМЕН ПРИМЕНЯТЬ...» — на подлинниках, дубликатах и копиях программных документов, которые нельзя использовать во вновь разрабатываемых программах, а также на карточках учета на основании соответствующих извещений.

[из 7.1 ГОСТ 19.601—78]

7.2 Место размещения отметок определяется в соответствии с требованиями стандартов ЕСПД на правила учета, хранения и обращения для программных документов на различных носителях данных [из 7.2 ГОСТ 19.601—78]

8.1 Учет применяемости программных документов ведется по всем программам [из 8.1 ГОСТ 19.601—78]