Документ существует только в обществе мыслящих субъектов. Таким образом, документ есть явление социальное и предназначен для формального обоснования тех или иных действий субъектов, взаимодействующих при его помощи. Он является сообщением, закрепляющим некоторый факт.
Документ является сообщением о факте, которое признается в рамках сектора действенности легитимным основанием для возникновения, сохранения, изменения, прекращения определенных взаимоотношений между членами сектора. В качестве части социальной среды могут выступать государства и их союзы, социальные группы (от двух человек и более), отрасли промышленности, региональные сообщества, профессиональные объединения и т. п.
Для того чтобы документ был легитимен (имел юридическую силу), должны быть выполнены определенные социальные, экономические, технические условия, представленные в виде требований к документу (правила документирования).
Для сектора действенности документа определены правила интерпретации документа, относящиеся к документу действия участников информационного обмена, их права и обязанности.
Свойства документа в социальной среде рассмотрены также в разделах 5, Б.4 и Б.5 [из Б.1 Подраздел 4.1 ГОСТ Р 52292—2004]